Opodatkowanie dochodów pracownika w delegacji – wskazówki dla pracodawcy

Delegowanie pracownika do pracy za granicą rodzi szereg skutków podatkowych, zarówno w Polsce, jak i w państwie oddelegowania. Kluczową kwestią jest ustalenie rezydencji podatkowej oraz uwzględnienie odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (jeśli taka istnieje). Poniżej wyjaśniamy najważniejsze zasady.

Rezydencja podatkowa a obowiązek podatkowy

Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, jeśli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu – czyli są zobowiązane do rozliczania podatku od całości swoich dochodów (przychodów), niezależnie od tego, w jakim kraju zostały one uzyskane.

Za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce uważa się – zgodnie z art. 3 ust. 1a ustawy – osobę fizyczną, która:

1. posiada na terytorium Polski centrum interesów osobistych lub gospodarczych (tzw. ośrodek interesów życiowych), lub

2. przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

To oznacza, że nawet czasowe przebywanie za granicą – np. w ramach delegacji – nie musi prowadzić do utraty polskiej rezydencji podatkowej, jeśli nadal utrzymujemy silne powiązania z Polską (rodzina, majątek, rachunki bankowe, miejsce zamieszkania).

Delegacja a opodatkowanie dochodów

Jeśli pracownik spełnia którykolwiek z powyższych warunków i posiada status polskiego rezydenta podatkowego, wówczas podlega w Polsce opodatkowaniu od całości swoich dochodów – także tych uzyskanych za granicą, np. w czasie oddelegowania.

Z kolei, jeśli pracownik utraci status polskiego rezydenta podatkowego (czyli jego ośrodek interesów życiowych zostanie przeniesiony za granicę, a pobyt w Polsce trwa krócej niż 183 dni), wówczas w Polsce opodatkowaniu podlegają tylko dochody pochodzące ze źródeł znajdujących się w Polsce – np. wynagrodzenie za pracę świadczoną w Polsce.

Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania

Ustalenie rezydencji podatkowej w Polsce nie wyklucza jednocześnie uznania pracownika za rezydenta podatkowego w innym państwie, w którym wykonuje on pracę, zgodnie z tamtejszymi przepisami. W takiej sytuacji istnieje ryzyko tzw. podwójnego opodatkowania – czyli konieczności zapłaty podatku zarówno w Polsce, jak i za granicą.

Aby temu zapobiec, Polska zawiera z innymi państwami umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Umowy te regulują m.in. zasady opodatkowania wynagrodzenia za pracę najemną, a także wskazują, w którym państwie dochód powinien być opodatkowany jako państwo źródła, a w którym ewentualnie zastosowana zostanie metoda unikania podwójnego opodatkowania (wyłączenie z progresją lub proporcjonalne odliczenie).

Brak wspólnych zasad w UE – konieczność analizy dwustronnej

W odróżnieniu od koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych w Unii Europejskiej, prawo unijne nie reguluje jednolitych zasad w zakresie opodatkowania dochodów pracowników delegowanych.

Dlatego każdorazowo należy zbadać, czy Polska ma podpisaną umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania z państwem, do którego delegowany jest pracownik, i jakie wynikają z niej zasady. Równie istotne jest przeanalizowanie lokalnych przepisów w kraju oddelegowania, ponieważ mogą one nakładać dodatkowe obowiązki rejestracyjne lub podatkowe, niezależnie od rozliczeń w Polsce.

Nasze rekomendacje

Każdorazowo warto przeanalizować indywidualną sytuację z uwzględnieniem rezydencji, charakteru pracy, długości pobytu oraz obowiązujących umów międzynarodowych.

W przypadku wątpliwości co do zasad opodatkowania w delegacji – w tym rezydencji podatkowej, obowiązków w państwie oddelegowania czy ryzyka podwójnego opodatkowania – zapraszamy do kontaktu z zespołem kancelarii CK Partners. Zapewniamy kompleksowe wsparcie prawne dostosowane do specyfiki Państwa sytuacji.

Zachęcam również do lektury dwóch wcześniejszych artykułów poruszających tematykę obowiązków związanych z delegowaniem pracowników:

↪︎ Delegowanie pracowników w ramach projektów międzynarodowych. Obowiązki informacyjne

↪︎ Ubezpieczenia społeczne przy pracy za granicą – co musisz wiedzieć